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Case Study

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Hybrides Jubiläums-Event

Bereits seit zehn Jahren ist der plentymarkets Online-Händler-Kongress im Kassel Kongress Palais zu Gast – und sollte auch im März 2020 wieder über 1.500 Branchenprofis aus dem Online-Handel in Kassels zentraler Eventlocation zusammenführen. Nachdem die Veranstaltung wegen der Corona-Pandemie abgesagt werden musste, suchten Jan Griesel und Bernhard Weiß, die das Kasseler IT-Unternehmen plentysystems leiten und mit plentymarkets eine der deutschlandweit führenden E-Commerce-Plattformen anbieten, nach einer Alternative. Schließlich beschlossen sie, das Event im Herbst 2020 als hybrides Format im Kongress Palais nachzuholen.

Und das mit großem Erfolg: Neben den rund 100 geladenen Gästen und Speakern vor Ort nutzten über 2.000 registrierte Teilnehmer die Möglichkeit, den Kongress kostenfrei im Netz zu erleben und sich über die neuesten Trends im Online-Handel zu informieren.

Herzlich willkommen im „plentyPLAZA“

Ganz in Weiß: So präsentierte sich das virtuelle Abbild des Kassel Kongress Palais auf der Homepage des 10. plentymarkets Online-Händler-Kongresses. Mit dem plentyPLAZA hatte plentysystems eigens für den Kongress eine Internet-Plattform erschaffen, um den Teilnehmern auch virtuell ein überzeugendes Event-Erlebnis zu bieten. Per Mausklick konnten diese hier in einer interaktiven 360-Grad-Umgebung alle Bereiche des Kongresses erreichen.

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Basis für ein erfolgreiches Hybrid-Event ist eine Internet-Plattform, die einen komfortablen Zugriff auf die digitalen Elemente der Veranstaltung bietet. Hierbei reicht das Spektrum von einer Integration in bestehende Websites bis hin zu einer autarken, aufwendig gestalteten virtuellen 3D-Umgebung wie dem „plentyPLAZA“. Wir vermitteln Ihnen gerne kompetente Agenturen und Dienstleister in der Region Kassel, die eine maßgeschneiderte Konzeption für Ihre Hybrid-Veranstaltung entwickeln.

Vielfältig und inspirierend: das Kongress-Programm

Wie die realen plentymarkets Online-Händler-Kongresse der vergangenen Jahre bot auch die hybride Neuauflage den Besuchern einen vielfältigen Mix aus hochkarätigem Infotainment, virtueller Fachmesse und inspirierendem Networking:

Das „Prime Time Event“

Zum Auftakt fand im Festsaal des Kongress Palais ein abendliches „Prime Time Event“ mit rund 100 Teilnehmern statt, das per Livestreaming ins Internet übertragen wurde. Hier standen nach der Keynote von Jan Griesel und Bernhard Weiß auch ein Vortrag des Wissenschaftsjournalisten Ranga Yogeshwar sowie eine anschließende Expertenrunde auf dem Programm.

Der Kongresstag

Am folgenden Tag – dem eigentlichen Kongresstag – hatten die Teilnehmer dann die Wahl aus über 30 Fachvorträgen, spannenden Diskussionsrunden und Expertengesprächen. Diese wurden zeitgleich in vier Sälen des Kongress Palais gefilmt und live im Internet präsentiert. Fast wie im realen Kongressgeschehen konnten die Online-Besucher die Vorträge auf einer der vier virtuellen „Stages“ erleben, die von der plentyPLAZA aus zugänglich waren.

Die Networking-Tools

Schon immer war der aktive Austausch zwischen Teilnehmern, Experten und Ausstellern ein zentrales Element der plentymarkets Online-Händler-Kongresse. Um auch auf dem hybriden Event eine lebendige Interaktion zu ermöglichen, standen den Teilnehmern neben einer eigenen Networking Area im plentyPLAZA innovative digitale Tools zur Verfügung. Hiermit konnten beispielsweise per Matching-Funktion passende Vorschläge für Chatpartner abgerufen werden.

Die Fachmesse

Ebenfalls vom zentralen plentyPLAZA aus zugänglich war ein großer virtueller Ausstellerbereich mit über 40 Messeständen, in dem unter anderem Branchengrößen wie Microsoft, Ebay und PayPal vertreten waren. Hier konnten sich die Besucher mit digitalen Infomaterialien eindecken und per Videochat direkt mit den Anbietern in Kontakt treten.

Dank einer leistungsstarken, redundanten Glasfaseranbindung an das Internet bietet das Kassel Kongress Palais optimale technische Voraussetzungen für Livestreamings und die Nutzung digitaler Networking-Tools. Gleichzeitig sorgen unsere Technikprofis mit modernster Kamera-, Ton- und Lichttechnik für eine brillante Bild- und Klangqualität. Gerne unterstützen wir Sie umfassend bei der technischen Planung Ihrer hybriden Veranstaltung, beispielsweise auch hinsichtlich der Auswahl und Integration passender Apps/Tools für die Vernetzung der Teilnehmer. Wir bieten Ihnen einen umfassenden Full Service aus einer Hand!

Sichere Begegnungen: die Präsenzveranstaltung

Während der größte Teil der Besucher virtuell am plentymarkets Online-Händler-Kongress teilnahm, kamen rund 100 geladene Gäste und Speaker ins Kongress Palais, darunter auch der ehemalige Bundesfinanzminister Peer Steinbrück. Im historischen Ambiente des Festsaals trafen sie sich anlässlich des „Prime Time Events“ zu einem festlichen Dinner und erlebten ebenfalls hier das Abendprogramm. Für die parallelen Livestreamings am Folgetag wurden weitere Räume des Kongress Palais genutzt. Dabei genossen Gäste und Crew dank umfassender Hygiene- und Infektionsschutzmaßnahmen jederzeit einen sicheren Aufenthalt in einem angenehmen Ambiente.

Durch seine großzügige architektonische Gestaltung ist das Kassel Kongress Palais für hybride Veranstaltungen unter Corona-Bedingungen ideal geeignet: Ein weitläufiger Eingangsbereich, große Foyers sowie flexibel nutzbare Räumlichkeiten ermöglichen eine optimale Umsetzung der behördlichen Infektionsschutzanforderungen, ein unkompliziertes Teilnehmermanagement sowie eine gezielte Steuerung der Besucherströme. Zudem erfolgt die Veranstaltungsplanung in enger Abstimmung mit dem örtlichen Ordnungs- und Gesundheitsamt. Dies ermöglicht neben einem verlässlichen Infektionsschutz auch eine individuelle Anpassung der Teilnehmerzahlen, welche in Ausnahmefällen auch oberhalb der jeweiligen Regelobergrenze liegen können.

Erfolgreiches Eventformat mit Potenzial

Mit über 2.000 virtuellen Besuchern und zufriedenen Ausstellern ging der erste plentymarkets Online-Händler-Kongress nach zwei Tagen zu Ende – jedenfalls fast: Denn der plentyPLAZA war mit allen Vorträgen und Messeangeboten auch noch 30 Tage nach der Veranstaltung geöffnet und für die registrierten Teilnehmer nutzbar. Ein Vorteil, den nur ein hybrider Kongress bietet.

Durchweg positiv fiel daher auch die Bilanz von Bernhard Weiß aus, Vorstand der plentysystems AG: „Auch, wenn die plentysystems AG als IT-Unternehmen eng mit der digitalen Welt verknüpft ist: Der erste hybride Online-Händler-Kongress war auch für uns eine spannende Erfahrung und wir haben viel gelernt“, resümiert er. „Ich freue mich, dass wir so viele Teilnehmer für dieses neue Format begeistern konnten und auch ausstellerseitig zahlreiche positive Rückmeldungen erhalten haben!“

Planen auch Sie Ihre hybride Veranstaltung im Kassel Kongress Palais!

Die Projektmanager des Kongress Palais sowie unser Technischer Leiter Michael Eichhof beraten Sie gerne ausführlich zum Thema Hybrid-Veranstaltungen – nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf und nutzen auch Sie die zahlreichen Möglichkeiten, die Ihnen dieses innovative Eventformat bietet. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

Was ist eigentlich ein Hybrid-Event?

Hybride Events schaffen die ideale Verbindung zwischen virtueller und realer Welt: Sie finden vor Ort in einer Eventlocation statt und werden gleichzeitig von Online-Teilnehmern besucht, die aus aller Welt zugeschaltet sein können. Dabei wird beiden Gruppen eine attraktive Erlebniswelt geboten, in der eine vielfältige digitale Interaktion stattfindet. Damit sind sie gerade jetzt eine ideale Ergänzung bzw. Alternative zu größeren Live-Veranstaltungen.